Abitur: 20 Tipps, um den perfekten Abiball zu planen
Foto: Unsplash/Marcel Strauß
Langsam ist es an der Zeit, sich Gedanken darüber zu machen, ob und wie der Abiball im kommenden Jahr stattfindet. Ist die Entscheidung getroffen, so gibt es schnell das erste Problem: Wo mit der Planung anfangen? MADS hat 20 Tipps für alle, die 2024 einen Abiball feiern wollen.
Das Wichtigste zuerst
1. Wer kümmert sich?
Es muss geklärt werden, wer sich um die Abiballplanung kümmern möchte. Am besten sind es nicht zu viele Personen, mindestens sollten jedoch drei Verantwortliche festgelegt werden. Oft ist es auch sinnvoll, eine Lehrkraft mit einzubeziehen.
2. Wie viele Teilnehmende?
Hilfreich ist die Erstellung einer Namensliste aller Teilnehmenden. Um das verbindlich zu machen, müssen alle unterschreiben – zudem sollten der Ort, das Datum und woran genau teilgenommen wird am Anfang der Liste genannt werden. Für eine bessere Planungssicherheit kann jeder noch eine erste Schätzung darüber abgeben, wie viele Begleiterinnen und Begleiter mit eingeplant werden sollten.
3. Wo wird gefeiert?
Möglichst schnell sollten passende Locations angefragt werden. Dabei müssen unbedingt die Zahlen aus Punkt zwei Beachtung finden, zusätzlich kommen aber auch noch Gäste, wie zum Beispiel Lehrerinnen und Lehrer oder ein DJ dazu.
4. Wie steht es um die Finanzierung?
Gleich zu Anfang sollte feststehen, wie viel der Abiball kosten darf. Hier ist es ebenfalls sinnvoll, Verantwortliche für die Kalkulation der Kosten festzulegen: Wichtig ist, alle Ausgaben und das vorhandene Budget im Blick zu behalten.
5. Welche Versicherung eignet sich am ehesten?
Je nachdem wie umfangreich ein Abiball wird, ist es sinnvoll, eine Abiballversicherung abzuschließen. Darüber sollte man sich also in jedem Fall informieren.
Wie es dann weiter geht
6. Das ideale Catering
Auch hier sollten Angebote eingeholt und besprochen werden: Was für ein Catering wird überhaupt gewünscht? Wichtig ist zudem: Sind Getränke im Angebot mit inbegriffen?
7. Entscheidung für eine Location
Bei der Entscheidungsfindung für die Location müssen vor allem Kosten und Nutzen abgewogen werden. Auch die Frage der Haftung darf nicht vernachlässigt werden.
8. Wie kommt genügend Geld zusammen?
Damit die Abiballkarten nicht zu teuer werden, können durch Verkäufe oder Sponsoren Einnahmen generiert werden. Am besten gibt es für die Geldbeschaffung noch einmal andere Verantwortliche.
9. Musikalische Begleitung
Sollte ein DJ den Abend musikalisch begleiten, muss dieser auch früh genug beauftragt und ein Honorar vereinbart werden. Wichtig hierbei: Muss die Veranstaltung bei der GEMA angemeldet werden?
10. Individuelle Dekoration
Je nachdem, wie viel Budget noch übrig ist, kann die Location auch noch selbst geschmückt werden. Eine schöne Erinnerung bietet ein Fotopoint mit Luftballons oder einem Schriftzug.
11. Verkauf der Karten
Sobald alle Verträge unterzeichnet sind und sich nichts mehr ändern wird, können die Kartenpreise endgültig kalkuliert und die Karten verkauft werden. Wenn möglich, legt ein paar Hundert Euro zur Seite, damit für unvorhergesehene Kosten wie Nachzahlungen gesorgt ist. Bleiben diese aus, kann das Geld auch an alle Schülerinnen und Schüler zurückgezahlt oder anderweitig verwendet werden (Abifahrt, Abibuch, etc.).
Die Details
12. Wer moderiert das Programm?
Meistens bedarf es einer Moderation des Abiballs, auch das Programm des Abends und die Abläufe gilt es, zuvor festzulegen. Auch Auf- und Abbau sollten nicht vernachlässigt werden.
13. Der passende Dresscode
Möglichst zeitnah sollte festgelegt werden, welchem Dresscode die Gäste der Party folgen sollen – oder ob es vielleicht eine Motto-Party wird.
14. Danksagungen und Geschenke
Um das Abitur zu zelebrieren, werden oftmals Reden der Kurse vorbereitet und Blumensträuße zum Dank an die Kurslehrerinnen und Kurslehrer übergeben.
15. Fotografin oder Fotograf für Erinnerungsfotos
Für unvergessliche Erinnerungsbilder sollte ein Fotograf oder eine Fotografin gebucht werden.
16. Eine Diashow als Schulrückblick
Die Erstellung einer Diashow, die nebenher läuft, sorgt für spannende Einblicke in die gemeinsame Vergangenheit.
Weitere Tipps
17. Fristen im Blick behalten
Idealerweise sollte ein Termin festgelegt werden, an dem die Abiballkarten spätestens gekauft werden müssen. Dieser sollte möglichst früh gesetzt sein, um Stress in der Abizeit zu vermeiden.
18. Gefahr von Bestechung
Falls Lehrerinnen und Lehrern Abiballkarten geschenkt werden sollen, muss vorher geklärt werden, ob das nicht als Bestechungsversuch gilt.
19. Verträge
Unabhängig von Abmachungen sollten immer Verträge erstellt werden, damit keine Missverständnisse entstehen.
20. Rücksprache halten
Bevor etwas entschieden wird, sollten die Verantwortlichen den Jahrgang in die Planungen einbeziehen, damit niemand vor vollendete Tatsachen gestellt wird und am Ende unzufrieden ist.
Von Anna Scharpmann und Lilly Stoffregen
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